El fascinante mundo de los negocios y el comercio suele comenzar siempre con una idea brillante nacida del entusiasmo de un emprendedor valiente. Sin embargo detrás de cualquier producto revolucionario o de un servicio excelente se esconde una estructura burocrática obligatoria que puede llegar a abrumar a los creadores del proyecto. Las facturas que se acumulan en el escritorio y las normativas del registro mercantil se perciben a menudo como barreras grises que frenan la creatividad comercial de la empresa. Muchos autónomos pasan noches en vela intentando cuadrar unos números que parecen hablar un idioma extranjero totalmente incomprensible para quienes no son especialistas en la materia fiscal.
Esta desconexión entre la actividad comercial pura y la gestión administrativa es uno de los motivos principales por los que fracasan muchos proyectos prometedores durante sus primeros años de vida en el mercado. Llevar las cuentas del negocio no es un simple trámite aburrido para cumplir con las exigencias del Estado sino la única forma real de saber si estamos ganando dinero o si estamos perdiendo los ahorros de nuestra vida. Un control exhaustivo de los ingresos y de los gastos del negocio aporta una tranquilidad mental de un valor incalculable para los directivos. Esta estabilidad permite mirar hacia el futuro con un optimismo justificado basándose en certezas económicas y dejando a un lado las peligrosas suposiciones del momento.
Para sobrevivir en esta jungla de papeles oficiales y normativas comerciales no hace falta convertirse en un erudito de las matemáticas financieras ni memorizar todos los artículos del código de comercio. El secreto del éxito corporativo reside en comprender los conceptos fundamentales que rigen la economía empresarial y en aprender a utilizar la información contable a nuestro favor cada día. En este caso llamamos a la puerta de los profesionales de la Asesoría Matias Carrillo, que nos van a contar todo sobre el tema y nos ayudarán a entender los secretos de la contabilidad y el comercio para llevar nuestro negocio con total tranquilidad y sin morir en el intento. En este artículo vamos a desgranar de forma sencilla y muy humana todo el entramado de la gestión contable y mercantil para que puedas dirigir tu empresa hacia el éxito definitivo con paso firme y sin perder la cordura en el intento.
La contabilidad explicada para seres humanos sin tecnicismos
Cuando escuchamos la palabra contabilidad lo primero que nos viene a la mente de forma instintiva es una lista infinita de números ordenados en columnas aburridas que no parecen tener ningún sentido práctico para el día a día del taller. La realidad es mucho más sencilla porque la contabilidad es simplemente el diario de a bordo donde se registra de forma cronológica la historia económica de tu querida empresa. Cada vez que compras una caja de folios para la oficina o que cobras el trabajo realizado a un cliente importante estás escribiendo una línea nueva en ese gran libro de memorias financieras de la organización.
El pilar básico sobre el que se asienta todo este sistema de registro contable se divide en dos grandes conceptos universales que son el activo y el pasivo del balance. El activo representa todos los bienes materiales e inmateriales que la empresa posee en su patrimonio como los ordenadores de la oficina o el dinero en efectivo que guardas en la cuenta bancaria. Por otro lado el pasivo recoge las obligaciones económicas de la compañía es decir las deudas que has contraído con los proveedores de material o con el banco que te concedió el préstamo inicial. El equilibrio perfecto entre lo que tienes y lo que debes es la clave definitiva para asegurar la salud de tu balance.
Llevar este registro al día te permite conocer en tiempo real la rentabilidad verdadera de cada uno de los productos que vendes en el mercado de consumo actual. A veces los empresarios se dejan cegar por una facturación muy elevada a final de mes sin darse cuenta de que los costes de producción son tan altos que el beneficio neto real es casi inexistente en las cuentas. Al analizar los números de forma fría y analítica puedes corregir las tarifas de tus servicios antes de que los números rojos terminen ahogando la tesorería del negocio de forma definitiva.
El laberinto de las obligaciones mercantiles y societarias
Cualquier empresa que aspire a operar en el mercado con una imagen de seriedad impecable debe cumplir con una serie de requisitos legales que establece la normativa del derecho mercantil nacional. Si has tomado la decisión de constituir una sociedad limitada para proteger tu patrimonio personal te adentras en un terreno donde la burocracia oficial se vuelve mucho más exigente y formal que en el régimen de autónomos. La ley te obliga a llevar una serie de libros de registro específicos que deben presentarse de forma anual ante el registrador mercantil de tu provincia para su validación oficial.
El documento más importante que toda sociedad comercial debe confeccionar al terminar el año natural son las denominadas cuentas anuales del ejercicio económico. Este conjunto de informes técnicos incluye el balance de situación general de la empresa junto con la cuenta de pérdidas y ganancias del periodo y una memoria explicativa detallada. Estos papeles no se archivan en un cajón oscuro sino que son públicos y cualquier persona interesada como un banco o un competidor comercial puede pagar una pequeña tasa para consultar la solidez financiera de tu negocio desde su ordenador de la oficina.
El balance de situación: Una fotografía exacta de los bienes y de las deudas de la empresa en el último día del año natural.
La cuenta de resultados: El desglose ordenado de las ventas de la compañía restando los costes fijos y variables del ejercicio.
La memoria del ejercicio: Un texto explicativo que detalla los criterios utilizados para valorar los inventarios y las deudas pendientes.
Los informes económicos las sociedades mercantiles tienen la obligación de llevar un libro de actas donde se recojan por escrito todos los acuerdos tomados por los socios en las reuniones de la junta general de la empresa. También deben gestionar un libro de registro de socios donde se especifique con total claridad quién es el propietario de cada una de las participaciones en las que se divide el capital social de la compañía. Cumplir con estos trámites burocráticos puede parecer una pérdida de tiempo monumental pero es la única red de seguridad jurídica que protege a la empresa frente a posibles conflictos internos entre los socios fundadores en el futuro.
La gestión del flujo de caja como el verdadero oxígeno del comercio
Un error de principiante muy habitual en el mundo del comercio es confundir el concepto de beneficio contable con el concepto de liquidez inmediata en la cuenta corriente del banco. Una empresa puede diseñar una campaña de ventas espectacular y cerrar el trimestre con unos beneficios contables teóricos que deslumbran en el papel de los informes financieros. Sin embargo si los clientes pactan unos plazos de pago muy largos a noventa días y los proveedores exigen el cobro en efectivo la empresa puede verse obligada a cerrar por quiebra técnica debido a la falta de liquidez diaria para pagar las facturas de la luz.
El flujo de caja o cash flow es el verdadero oxígeno que mantiene vivo el corazón de cualquier negocio comercial independientemente de su tamaño en el mercado. Una dirección financiera responsable debe vigilar con lupa la entrada y salida de dinero en efectivo de las cuentas corrientes de la compañía para evitar sustos de última hora. Es fundamental construir un presupuesto de tesorería mensual que permita anticipar con exactitud los meses del año en los que los pagos acumulados van a superar de forma temporal a los ingresos ordinarios por las ventas realizadas en la tienda.
Para mantener un flujo de caja saludable es de vital importancia establecer una política de cobros muy estricta con la cartera de clientes de la empresa desde la primera transacción comercial. Ofrecer descuentos por pronto pago o implementar sistemas de domiciliación bancaria automáticos son trucos excelentes para asegurar que el dinero llegue a tu cuenta corriente en los plazos previstos de la factura. Recuerda siempre que una venta no se ha completado de forma real y exitosa hasta que el dinero del cliente no descansa de forma segura en los balances financieros de la compañía.
La importancia de elegir un buen compañero de viaje para tus cuentas
Intentar gestionar una empresa en crecimiento asumiendo en solitario las tareas comerciales y las obligaciones contables y mercantiles es el camino más rápido hacia el agotamiento físico y mental del empresario. El derecho mercantil y las normativas fiscales cambian con una frecuencia tan elevada que resulta totalmente imposible estar al día de todas las novedades legales mientras intentas atender a tus clientes en la tienda. Intentar ahorrar unos pocos euros al mes rellenando los modelos de los impuestos de forma casera suele terminar costando muy caro en forma de multas y recargos por parte de la inspección de la agencia tributaria.
La contratación de una asesoría externa especializada en materia contable y mercantil es la mejor inversión estratégica que puede realizar un autónomo o una pequeña empresa para asegurar su viabilidad futura. Al delegar estas tareas complejas en manos de profesionales titulados el empresario libera un tiempo muy valioso que puede dedicar por completo a mejorar la calidad de sus productos o a buscar nuevos canales de venta en el mercado internacional. La relación con tu asesor de confianza debe ser estrecha y basada en una total transparencia mutiva para que pueda ayudarte a tomar las decisiones correctas en el momento preciso del año.
«Un buen asesor no es aquel que se limita a rellenar tus papeles de impuestos a final de trimestre sino el profesional estratégico que te explica los números para ayudarte a ganar más dinero con tu trabajo diario.»
Los asesores modernos utilizan programas de gestión en la nube que permiten compartir la información contable de la empresa en tiempo real de forma totalmente segura y eficiente. El empresario puede escanear una factura de gastos con la cámara de su teléfono móvil mientras está de viaje de negocios y el documento se integra de forma instantánea en los sistemas contables del despacho profesional. Esta digitalización del papeleo agiliza los procesos burocráticos de forma espectacular y elimina de forma definitiva esas carpetas llenas de tiques arrugados que antes colapsaban las mesas de las oficinas a final de año.
El arte de interpretar los números para hacer crecer tu negocio
La contabilidad al día no debe servir únicamente para cumplir con las obligaciones administrativas del Estado sino que debe transformarse en la principal herramienta de análisis estratégico para la gerencia de la compañía. Un empresario que sabe interpretar los datos que esconde su balance de situación tiene una ventaja competitiva enorme frente a los competidores comerciales que dirigen sus negocios guiándose solo por la intuición del momento. El análisis periódico de los estados financieros permite descubrir tendencias de mercado muy interesantes y detectar ineficiencias internas antes de que se conviertan en un problema grave para la supervivencia del proyecto.
Una de las herramientas analíticas más útiles para la toma de decisiones diarias es el cálculo del denominado punto de equilibrio o umbral de rentabilidad de la empresa comercial. Este indicador numérico nos dice con total exactitud cuál es el volumen mínimo de ventas en euros que la compañía necesita alcanzar cada mes para cubrir todos sus costes fijos y variables del periodo de actividad. A partir de esa cifra de facturación crítica cada venta adicional que consigan tus comerciales se transforma de forma directa en beneficio neto limpio para los balances de los socios inversores del proyecto.
El control presupuestario es otra de las prácticas que diferencian a las empresas profesionales de los negocios amateur que improvisan sus planes sobre la marcha diaria. Al comenzar el ejercicio económico se debe diseñar un plan de gastos detallado para cada departamento de la organización basándose en los objetivos de venta marcados por la dirección comercial de la marca. Revisar de forma trimestral las desviaciones producidas entre el presupuesto teórico y la realidad económica te permite ajustar las velas de la embarcación empresarial para llegar a buen puerto al final de la temporada de ventas en la comarca.
